Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja.
Laatimispäivämäärä 20.5.2018, päivitetty 27.2.2023.
Rekisterinpitäjä
Helsingin Palveluskoiraharrastajat ry – HPH
Saarenkatu 6 – 8 B 59
00550 HELSINKI
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jäsenrekisteri / Petri Valkonen
s-posti jasen@hphry.fi
Rekisterin nimi
HPH jäsenrekisteri
Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien, sen entisten jäsenien (vain vuoden takaisia) sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
Lisäksi rekisteröityjä henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen johtokunnan jäsenet käsitellessään jäsentä ja / tai jäseniä koskevia asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsen- ja organisaatiotietoja sekä muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin, kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja.
Käsiteltäviä tietoja jäseniltä ja perhejäseniltä ovat:
- etu- ja sukunimi
- osoitetiedot ja kotipaikka
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- syntymäaika (henkilön yksilöintiin ja tietojen selvittämiseen viranomaiselta)
- jäsennumero, jäsenlaji ja jäsenyyden kesto
- jäsentyyppi (jäsen-, kanta- ja / tai kunniajäsen)
- ansio- ja harrastusmerkit sekä HPH:ssa että SPKL:ssa
- muut kunnianosoitukset ja mainittavat ansiot (sikäli kun yhdistys saa niistä tiedon)
Tiedon luovutus
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja käsitellään, siirretään tai luovutetaan vain Euroopan unionin alueella ja sellaisissa maissa, joista Euroopan yhteisöjen komissio on henkilötietolain 22 a §:n mukaisesti todennut, että maissa taataan tietosuojan riittävä taso.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteritietoja ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa. Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL- tai SSH-tekniikalla. Rekisterin käyttö on suojattu tunnuksin ja salasanoin.
Tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen korvauksetta kerran vuodessa. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjä korjaa tiedot henkilötietolain 29 §: mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolain 30§:n mukaiseen kieltoon henkilötietojensa käyttämisestä.